بیش از 15 سال تجربه برای برگزاری همایش، کنفرانس و رویداد های شما، به همراه تیمی منسجم و قدرتمند در اختیار داریم

Conference organization

گسترش علوم مختلف، نیازمندبستر مناسبي است که بتوان آن را منتقل نماید و برگزاری همایش یکی از بهترین روش ها براي نشر و ارائه دستاوردهاي علمي و نقد وبررسي اين يافته ها را در جوامع می باشد. همایشها برای گرد هم آوردن افراد با علوم مشترک و بحث در مورد موضوعات و ایده های مربوط به یک موضوع خاص استفاده می شود. همایش را می توان تقریباً در هر موضوعی و در ابعاد و اندازه های مختلف برگزار کرد.

برای برای برگزاری همایش و کنفرانس موفق نیاز به زمان، برنامه ریزی، منابع و نیروی اجرای مناسب است. بنابراین، در این مقاله از سایت همایش گستر، به عنوان یکی از برترین برگزار کننده های همایش در ایران، قصد داریم تا راه و روشهای مختلف برگزاری رویداد را با شما مطرح نمائیم تا ببینیم که همایش چیست، چرا و چه زمانی ممکن است بخواهید یک کنفرانس و یا رویداد را اجرا کنید، چه کسی ممکن است مجری برگزاری همایش شود و چگونه آن را با موفقیت انجام دهید. پس با ما همراه شوید و به چند سوال ذیل هم فکر کنید

چرا یک همایش برگزار کنیم؟
چه زمانی باید همایش و کنفرانس برگزار کنیم؟
چگونه یک همایش موفق برگزار می کنیم؟

تعریف انواع همایش

همایش چیست

قبل از ادامه مطلب بهتر است تعریف کلی از همایش داشته باشیم. اگرچه تعاریف مختلفی وجود دارد اما مفهوم کلی همایش، سمینار، رویداد، کنفرانس و ……. به معنای گرد هم آمدن افراد مختلف پیرامون گفنگو در مورد یک موضوع خاص می باشد. شاید این تعریف، کلی ترین مفهوم ممکن باشد. ولی میتوان بسیاری تعاریف دیگر را نیز عنوان کرد

کنگره

یک جلسه رسمی یا مجموعه ای از جلسات برای بحث و گفتگو بین نمایندگان، به ویژه نمایندگان یک حزب سیاسی، اتحادیه کارگری، یا نمایندگان دولت ها و یا سازمان ها یا متخصصان امور فرهنگی، ادبی، علمی و …. پیرامون یم موضوع و حوزه خاص. چنین نشست هایی در سطح ملی یا بین المللی و به صورت دائمی یا موقت برگزار می شود. بیشتر کنگره های بین المللی و جهانی بصورت سالیانه برگزار می شوند. کنگره غالبا برای چند روز طول می کشد و دارای چندین جلسه همزمان است. کنگره معمولا بزرگ تر و رسمی تر از کنفرانس، سمپوزیوم و کارگاه می باشد.

سمینار

سمینار شکلی از آموزش آکادمیک است، چه در یک موسسه دانشگاهی یا توسط یک سازمان تجاری یا حرفه ای ارائه می شود. وظیفه آن گردآوری گروه‌های کوچک برای جلسات مکرر است که هر بار بر روی موضوع خاصی تمرکز می‌کنند و از همه حاضران درخواست می‌شود در آن شرکت کنند. سمینار معمولا یک روزه برگزار می شود. سمینار نیز می تواند در سطح محلی، ملی و بین المللی تشکیل شود و تعداد شرکت کنندگان در آن محدود بوده و موضوع ارائه شده معمولا با داوری منسجم اولیه همراه نیست. برنامه کاری یک سمینار با هدف تقویت مهارت های افراد شرکت کننده تنظیم می شود.

کنفرانس

کنفرانس، یک جلسه رسمی از افراد با علاقه و بعضا علوم مشترک است، که معمولاً طی چند روز برگزار می شود. برگزاری کنفرانس با هدف بررسی و رفع مسايل و مشكلات مهم از طريق سخنراني، جلسات، پرسش و پاسخ، ميزگرد و گزارش می باشد. حوزه و سطح کنفرانس نیز به صورت لوکال و بین المللی می باشد. و حتی ممکن است این کنفرانسها در سطوح صنفی نیز برگزار گردد. کنفرانس بعضا میتواند از چند نفر تا چندین صد نفر باشد. و نتایج آن سعی میگردد که در رسانه ها منتشر و یا به صورت برنامه ای به دولت ها و یا سازمانها ارائه گردد.

سمپوزیوم

سمپوزیوم به جلساتی گفته می شود که در آن متخصصان یک فن، دیدگاه، نظرات و تجربیات خود را درباره ی یک موضوع واحد از منظرهای مختلف برای جمعی از مخاطبان ارائه می کنند و در ادامه به بحث و تبادل نظر پیرامون آن می پردازند. هدف نهایی آن نیز آگاه شدن متخصصان فن از دیدگاه همکاران خود و در جریان قرار گرفتن از آخرین تحولات و یافته های رشته تخصصی خود می باشد. سمپوزیوم بسیار شبیه به کنفرانس است اما معمولا شرکت کنندگان در آن بیشتر از کنفرانس هستند. برگزاری سمپوزیوم نیز در سطوح مختلف ملی و بین المللی می باشد.

خدمات برگزاری همایش

صفحه آرایی کتاب همایش و کنفرانس

صفحه آرایی کتاب همایش یا کنفرانس یکی از خدمات مهم همایش گستر می باشد که به صورت حرفه ای آن را اجرا خواهیم کرد.

طراحی پوستر همایش و کنفرانس

طراحی پوستر همایش، کنفرانس، رویداد و …… به عنوان اولین منبع تبلیغی همایش که از سمت شما  به جامعه هدف انتقال پیدا میکند از اولویت مهمی برخوردار است.

برگزاری کنفرانس های مطبوعاتی و خبری

برگزاری کنفرانس های خبری با نشریان، خبرگزاری ها، روزنامه و …. به جهت اطلاع رسانی و رپرتاژ خبری، برای همایش و کنفرانس ضروری می باشد. ما صفر تا صد این کار را انجام خواهیم داد.

مشاوره رایگان قبل از برگزاری conference

نجام مشاوره برای برگزاری همایش از واجبات اساسی است. وجود یک مشاور امین و مسلط به امور، باعث میگردد که هزینه های مکان، اجرا و بسیاری موارد دیگر کاهش پیدا کند.

طراحی وبسایت conference

یکی دیگر از بخشهای مهم همایش، طراحی وب سایت مربوط به همایش می باشد. این موضوع بعد از همه گیری کرونا بیشتر نیز گردید. اما ویزگی های مناسب برای سایت همایش چیست؟

برگزاری نمایشگاه

یکی از منابع تامین هزینه همایش، برگزاری نمایشگاه جانبی می باشد. این نمایشگاه ها هر چقدر بیشتر و جذاب تر باشد، هزینه های بیشتری را پوشش خواهد داده.

ساخت تیز همایش و سمینار

تیزر همایش منبعی برای معرفی و همچنین یادگاری از همایش خواهد بود. ما سناریو ایده تا اجرا را برای ساخت تیزر همایش شما به کمک نیروهای متخصص خود، به اجرا در خواهیم آورد.

خدمات ترانسفر همایش

بدون دغدغه و نگرانی، کلیه خدمات ترانسفر همایش خود را به همایش گستر سپرده و با خیالی آسوده از میهمانان خود پذیرایی نمائید. ما خدمات جامع و کاملی از ورود تا خروج را ارائه خواهیم داد.

تامین نیروی اجرایی

اگر توان اجرا همایش در مجموعه خود را دارا هستید اما نیروهای متخصص برای برگزاری همایش کم دارید، نگران نباشید. ما کنار شما خواهیم بود تا انواع نیروهای متخصص در برگزاری همایش را به شما ارائه دهیم.

غرفه سازی نمایشگاهی

در بسیاری از همایشها برای تامین مالی نیاز به نمایشگاه جانبی می باشد. همایش گستر ضمن برگزاری همایش کاملا آماده غرفه سازی نمایشگاهی با انوع سازها مختلف منجمله غرفه سازی با ماکسیما و غرفه سازی تتریس می باشد.

عکاسی و فیلم برداری از همایش و سمینار

همایش و کنفرانس با تمام نگرانی‌ها و خوبی‌ها و بدی‌هایش می‌گذرد و تنها چیزی که از همایش باقی میماند، عکس‌ها و فیلم‌های ثبت‌شده در کنفرانس است؛ما این یادگار مهم را قدر میدانیم.

خدمات طراحی و تبلیغاتی

تیم طراحی و گرافیک ما ار ابتدای برنامه همایش در کنار شما خواهد بود تا کلیه امور طراحی کاتالوگ، بروشور، لوگو و ……. را به نحوه احسن برای شما اجرا نماید.

سطح همایش

یکی از نکات مهم در برگزاری همایش، تشخیص سطح برگزاری همایش می باشد که به اجرای بهتر شما کمک خواهد کرد. سطح همایش بر اساس سطح جغرافیایی به شکل ذیل می باشد

همايش منطقه اي: همایشی است که با شرکت صاحبنظران یک منطقه جغرافیایی خاص برگزار می شود و معمولا مسائل آن منطقه را مورد بررسی قرار می دهد. خود این همایش به عنوان مثال میتواند، همایش مدیران مناطق دو شهری یا مدیران شهرداری پایتخت های غرب آسیا باشد.

همايش محلي: همایشی است که با شرکت افراد از یک واحد جغرافیایی خاص برگزار می شود و معمولا به مسائل مربوط به همان حوزه نیز می پردازد.

همايش ملي: همایشی است که با شرکت افراد از سراسر یک کشور و به زبان رسمی آن کشور برگزار می شود.

همايش بين المللي: همایشی است که با مشارکت یک یا چند کشور،سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود و دارای هدف و موضوع بین المللی باشد. همچنین بخشی از سخنرانی ها و مقاله های علمی توسط شرکت کنندگان خارجی ارائه می شود.

نکته: شاید بتوان برای سطح همایش موارد دیگری نیز مانند صنفی، موضوعی و …. نیز در نظر گرفت. اما برای برگزاری مناسب یک همایش سطح جغرافیایی بسیار مهم تر از بخش های دیگر می باشد

شرح وظایف مجری برگزاری همایش

– آنالیز و بررسی پيشنهادات برگزاري همايش باتوجه به موضوعات مطرح شده ، بودجه و ….. و اعلام نتيجه به کارفرمای مربوطه

– تهیه چک لیست برگزاری همایش به دبیر علمی و اجرایی

– مشاوره، نظارت و راهنمايي در کلیه بخشهای همایش تا زمان برگزاری و یا حتی در صورت نیاز بعد از برگزاری همایش

– انجام کلیه امور محوله از جمله تبلیغات، اطلاع رسانی و روابط عمومی

– نظارت بر انجام صحيح فرآيند بررسي مقالات توسط داوران

– نظارت بركليه امور اجرائي و تخصصي همايش و تهيه گزارش نهايي از چگونگي برگزاري همايش و آناليز نظرسنجي ها جهت بهره برداري نتايج در همايش هاي بعدي.

البته اینها بخش های کلی بوده و هر کدام قابلیت تقسیم به زیر بخشهای مختلف را دارا می باشد که در ادامه به آن میپردازیم

چگونگی اخذ مجوز برگزاری گردهمایی ها

برای برگزاری همایش و بسته به نوع آن ممکن است نیاز به اخذ مجوز از یک یا چند سازمان داشته باشیم. در وهله اول برای برگزاری همایش بایستی از دانشگاه، سازمان و یا صنف مورد نظر مجوز گرفت. که این امر توسط دبیر اجرایی انجام میگردد.

در مرحله دوم اخذ مجوز از امکاکن نیروی انتظامی می باشد، که همایش گستر برای اخذ میتواند همراه شما باشد.

در مرحله سوم نیز برای برگزاری بعضا نیاز به اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی می باشد.

همایش گستر به عنوان مجری برگزاری همایش، در همه مراحل اجرا در کنار شما خواهد بود و با مشاوره و اجرای مناسب به شما یاری خواهد رساند.

برخی از همایش های برگزار شده توسط همایش گستر

1

Conference organization

2

مجری برگزاری همایش

3

6

برگزاری نمایشگاه

5

برگزاری کنفرانس

ساختار برگزاری همایش

برای برگزاری هرچه بهتر رویداد شما، در این بخش به بررسی ساختار اجرایی همایش میپردازیم. این تشکیلات برای برگزاری همایش علمی می باشد ولی ممکن است برای سایر همایشها و رویدادها نیز با اندکی تغییرات قابل اجرا باشد. اما از آنجا که اکثر همایش ها علمی می باشد ما تشکیلات برگزاری همایش علمی را درج نموده ایم

الف – کمیته علمی

اعضای کمیته علمی

– رئيس همايش

رییس دانشگاه یا معاون پژوهشی یا رئیس انجمن و یا صنف برگزار کننده همایش می باشدعلاوه بر آن رئیس همایش میتواند یکی از شخصیت های علمی با تصویب هیات رییسه دانشگاه

وظایف رييس همايش:

1- نظارت کلی و تصمیم گیری و استراتژی کلی برگزاری همایش

2- نظارت بر اجرا و پیشرفت امور مربوط در دو قسمت علمی و اجرایی و دستورات لازم به مسوولان قسمت ها در این زمینه

3- صدور حکم دبیر گردهمایی

4- صدور حکم مسوولان واحدها به پیشنهاد دبیر همایش

– دبير همايش

در برخی از همایشها برای تسریع در امور برگزاری همایش، شخصی را به عنوان دبیر انتخاب و مسئولیت های ذیل به آن واگذار میگردد. انتخاب دبیر با پیشنهاد هیئت علمی همایش می باشد و با دبر اجرایی متفاوت است. یکی از شاخصه های انتخاب دبیر همایش، تخصص کافی و زیاد به موضوع همایش می باشد.

وظایف دبیر همایش

1- هدایت امورعلمی, اجرایی و اداری – مالی در غیاب رئیس

2 – پیگیری کلیه امور اجرایی و علمی و گزارش آن به رئیس همایش

3- پیگیری و هدایت کلیه موارد همایش جهت تسریع در امور

– مسئول كميته اجرايي

دربخش کمیته اجرایی توضیحات این بخش قید شده است

– اعضای عضو كميته علمي

این اعضا، که تعداد آن بر اساس هر همایش ممکن است متفاوت باشند، وظیفه تصمیم گیری در باره کلیات برگزاری همایش، اعم از زمان، مکان، موضوع و …… را به عهده دارند

ب- كميته اجرايي

اعضای کمیته اجرایی

– دبير اجرایی همایش

-روابط عمومی و اطلاع رسانی

شرح وظایف واحد روابط عمومی

1 – اعلام زمان برگزاري همايش به صدا و سيما ، خبرگزاري ها و برگزاري مصاحبه مطبوعاتي و راديو تلويزيوني

2 – رپورتاژ های خبری مرتبط با همایش.
3 – درج اخبار و گزارشات همايش در سايت سازمان و ی همایش

4 – هماهنگی تبلیغات محیطی

5 – تعيين قاري قرآن و مجري همايش

6 – دعوت از مسئولين لشکری، کشوری، شخصیت های علمی و هنری و ….

– کمیته تبلیغات
– مسئول سمعي و بصري

شرح وظایف سمعی بصری

1- تست و بررسی امکانات صوتی و تصویری در روز اجرا

2- تهیه عکس از مراسم

3- فیلم برداری از کلیه قسمت های همایش

4- ساخت تیز همایش

5- کنترل اسلاید های سخنرانان همایش

6- مدیریت جلسات آنلاین همایش

– تداركات و پشتيباني

شرح وظایف تدارکات و پشتیبانی

1-تامين كليه وسايل نقليه مورد نياز برگزاری همایش، هئيت اجرايي و هیئت علمی

2 – عقد قرارداد با هتل، محل برگزاری و ….

3 – عقد قراداد پذيرايي، اجرایی و …

4 – تهيه و خريد كليه اقلام مورد نياز برگزاری همايش

4 – معرفي پرسنل اجرایی و خدماتي مورد نياز در همايش

5 – همكاري و پشتيباني با ساير واحدهاي همايش

– مسئول امور مالي

تهیه و تنظیم کلیه قراردادها و همچنین کلیه دریافتی ها و پرداختی های همایش با مسئول مالی بوده و ایشان با تائید رئیس هماش مجاز به انجام این امور هستند.

– مسئول سایت

مسئول سایت وظیفه راه اندازی و مدیریت سایت در درجه اول را دارد و پس از آن بایستی نسبت به ثبت نام آنلاین، دریافت مقالات و اطلاع رسانی همایش از طریق سایت بپردازد

موضوع امنیت سایت همایش نیز به عهده ایشان است.

– سایر موارد

بسیاری از موارد مانند انتضامات، خبرنگاران و ….. وجود دارند که در بخشهای مختلف همیش ممکن است به آنها نیاز شود. این موارد توسط هر بخش و در زمان مخصوص به خودش و با تائید دبیر علمی و یا اجرایی انجام میپذیرد

ج- دبیرخانه

دبيرخانه همایش، محلی در سازمان، صنف برگزار کننده و یا حتی مجری برگزاری همایش است که متشكل از تايپيست، پیک، كارشناس مسئول و …….. می باشد كه برحسب امكانات مي تواند در حوزه موضوع همایش شرع به ارسال و مکاتبه نامه و …. نمایند.

شرح وظایف واحد دبیرخانه همایش

1 – ارسال پوستر به مراکز علمی، صنعتی و اداری و به صورت کلیه هر جایی مرتبط با موضوع همایش و کنگره

2 – هماهنگي و اجرای کلیه جلسات هیئت علمی و اجرایی

3 – کلیه امور نامه نگاری با سازمانها، اشخاص و شرکت ها

4 – تنظيم و تدوين احكام اعضاي هيئت علمي، هيئت برگزار كننده و هيئت اجرايي

5- ارتباط با شركت ها حسب موضوع كنگره براي تشكيل نمايشگاه يا غرفه

6- دریافت کلیه مقالات

7- هماهنگي با واحد روابط عمومي جهت توزيع كارتهاي دعوت و غيره

8- تشكيل جلسه داوری مقالات

9- تشكيل جلسه هماهنگي با ارگانها و سازمانهاي به جهت راه اندازی کارگروه بین سازمانی

10- آرشیو و بایگانی کلیه مستندات همایش